Suite à l’annonce de Teams Premium en octobre 2022, les experts WAVESTONE ont testé les nouvelles fonctionnalités proposées (dont certaines envisagées dès 2009 par Microsoft !). Aujourd’hui disponibles sous la forme d’un add-on (au prix public de 7USD HT / 6,6EUR HT par utilisateur et par mois – prix affiché au 01 mai 2023), elles sont présentées comme une révolution dans la collaboration tout en offrant une expérience plus personnalisée, plus intelligente et plus sécurisée.
Le renforcement de l’inclusion en contexte international
De nombreuses réunions Teams ont lieu entre participants ne parlant pas la même langue, l’anglais étant souvent utilisé comme une langue commune d’échange. Au travers des fonctionnalités tel que Live Transcript permettant de générer au format texte le discours des différents intervenants, et de Live Translate permettant de proposer une traduction instantanée (à date, 40 langues sont aujourd’hui disponibles), l’inclusion des participants est renforcée.
Ces deux fonctionnalités répondent à un triple objectif :
- Limiter la perte d’information et le sentiment d’exclusion rencontrés par les personnes qui ne sont pas à l’aise pour comprendre la langue de la réunion
- Proposer une expérience similaire à des réunions physiques par le traitement de plusieurs orateurs en simultané (jusqu’à 3)
- Renforcer l’inclusion des personnes malentendantes
L’objectif est tenu, mais l’expérience reste perfectible. En particulier, le choix de langue d’élocution est unique au meeting et non pas propre à chaque participant.
Par exemple lorsque la langue d’élocution sélectionnée est l’anglais, chaque participant pourra choisir sa propre langue de traduction (vers le français par exemple). En cas de changement de langue d’élocution (vers de l’espagnol), une action manuelle devra être faite au niveau du meeting afin que la traduction vers la langue sélectionnée par chaque participant continue de fonctionner convenablement.
Un environnement de collaboration plus sécurisé
L’avènement du télétravail lié au contexte de Covid a entrainé la massification des usages de vidéo-conférences et de collaboration en ligne. Depuis mars 2020, l’usage des outils de collaboration en ligne ont significativement augmenté (croissance de + 200 % de réunions virtuelles et de + 1000 % de conférences avec vidéo active pour Teams). De part cette accroissement des usages, ce moyen de collaboration devient un vecteur important de fuite d’informations ou d’espionnage industriel.
Pour répondre à la problématique de sécurité et développer l’adoption de ces outils tout en répondant aux enjeux de protection, Teams Premium apporte le chiffrement de bout en bout End to End Encryption – aka E2EE et des capacités d’application de filigranes sur le flux vidéo.
- La fonction End to End Encryption permet le chiffrement / déchiffrement de l’ensemble des flux temps réels (Audio, Vidéo, Partage d’écrans) uniquement par l’ensemble des participants au travers de clés dynamiques avec renouvellement automatique. Les autres éléments sur la chaîne de transport (dont les services cloud Microsoft Teams) ne pourront avoir accès à des données non protégées. Cette méthode permet ainsi d’accroître le niveau de protection (en comparaison de la méthode standard gérée par Microsoft nommée Teams Data Encryption) et de se rapprocher des standards du marché.
- La fonction filigrane ajoute en surimpression sur le flux vidéo l’adresse mail du participant (chaque participant verra l’ajout de sa propre adresse mail de connexion à Teams) permettant ainsi en cas de capture d’écrans puis diffusion via d’autres canaux à des personnes tierces de remonter à la source de la fuite.
Ces fonctionnalités apportent des bénéfices sur le volet sécurité pour les réunions sensibles (comme les réunions COMEX ou lors de transactions stratégiques), mais génèrent des effets de bords et en l’état ne peuvent s’appliquer de manière massive en entreprise :
- Lorsque le End to End Encryption est activé, uniquement les clients compatibles peuvent se connecter au meeting pour garantir que la protection est active de bout en bout. Les autres clients comme les Surface Hub, les navigateurs Web, les Microsoft Teams Rooms, etc seront bloqués lors de la connexion.
- Lorsque les filigranes sont activés, uniquement les clients compatibles auront accès au flux vidéo avec l’ajout de l’adresse mail en surimpression. Les autres clients comme les clients Microsoft Teams dépréciés, les participants anonymes, etc n’auront accès qu’au flux audio.
- Les fonctionnalités faisant appel des ressources externes à Microsoft Teams (comme le recording, le Live Translate, etc) ne seront pas disponibles car elles n’ont pas la capacité de traiter le flux du fait de sa protection.
- La protection End to End Encryption ne s’applique pas au chat, sa protection requiert l’application d’étiquette de sensibilité couplée à des règles de protection (interdiction du copier / coller par exemple).
Une meilleure gestion de l’expérience client
Au travers du Virtual Assistant, Teams Premium donne les clés aux équipes dont l’activité repose sur de la planification (comme les services après-ventes, les Helpdesks IT, etc) pour gérer un nombre important de rendez-vous de manière fluide.
Cette expérience repose principalement sur les fonctions héritées de Booking (tel que la définition d’équipes, de plage de prises de rendez-vous, d’une interface pour les clients, etc), tout en rajoutant des nouvelles telles que la prise de rendez-vous non planifié, la visibilité ainsi que le statut des rendez-vous (passés, en cours et à venir) ainsi que la production de statistiques. A noter qu’un indicateur No Show très utile pour traiter les volumes de re-planification de rendez-vous est disponible.
Dans l’objectif de réduire le volume de rendez-vous non réalisés, Virtual Appointement ajoute la fonction de rappel via SMS. Toutefois certaines restrictions territoriales existantes rend difficilement envisageable un déploiement cette fonctionnalité en dehors des USA / Canada.
Une meilleure personnalisation et suivi des évènements
Teams Premium apporte des fonctionnalités de personnalisation permettant de déployer la charte graphique de l’entreprise dès la page d’accès aux Teams Meetings. Différents éléments tels que le logo, le fond d’écran et la charte de couleur sont laissés aux choix dont certains peuvent être conditionnés par le thème clair ou sombre choisi par le participant.
L’application de ces personnalisations pouvant se faire de manière ciblée, cela peut devenir un vecteur d’image de marque de l’entreprise pour les équipes ayant de fortes relations B2C.
Toutefois, le fonctionnement n’est pas encore totalement fluide. En effet une latence de quelques secondes peut être observée entre l’accès au Teams Meeting par le participant et l’apparition de la personnalisation.
D’autres fonctionnalités liées à l’organisation de Webinar sont apparues au travers de Teams Premium. Elles permettent de faciliter l’organisation de l’évènement par une invitation personnalisable (avec les bios des conférenciers par exemple), d’un meilleur suivi des inscriptions, de la mise en place d’une Green Room afin que les conférenciers puissent échanger entre eux au préalable du démarrage, d’une meilleure gestion du flux vidéo pour mettre en avant le contenu pertinent aux participants ainsi que l’usage du CDN Microsoft pour supporter un volume important de participants.
Conclusion
En synthèse, via Teams Premium, Microsoft propose des fonctionnalités permettant de développer des usages complémentaires. A l’heure actuelle le ratio bénéfices / coûts n’est pas assez favorable pour envisager un déploiement de masse. Néanmoins de manière ciblée (population COMEX, équipes commerciales …) leur déploiement peut être pertinent. La donne pourrait changer avec l’amélioration du Live Translate en particulier pour des entreprises internationales et l’apport des fonctions d’IA : Intelligent Recap a été reportée au second semestre 2023 et Copilot pour lequel il y a énormément d’attentes.
Les propriétaires des marques, produits, fonctionnalités cités dans l’article en restent propriétaires.
