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Digital Workplace et agilité au sein des entreprises

En 2017, Michel Jumeau, Chief Marketing and Digital Officer chez Orange déclarait “Les ruptures technologiques viennent secouer la proposition de valeur qu’il faut réinventer beaucoup plus rapidement qu’avant.”. Cette phrase met en évidence la nécessaire agilité que doivent avoir les entreprises aujourd’hui afin de consolider leur place sur le marché. Les nouvelles technologies bouleversent nos sociétés, nos entreprises, nos façons de travailler.

Afin de surpasser ces nouveaux défis et de devancer leurs concurrents, les entreprises doivent identifier l’ensemble des leviers existants. L’agilité est l’un des principaux moyens pour pouvoir continuer d’innover, de réajuster un business model et de renouveler une culture.

L’agilité organisationnelle est un concept né au début des années 1990. Des chercheurs américains (Goldman, Preiss, Nagel et Dove) cherchaient une stratégie à adopter pour survivre au sein d’un marché mondialisé, de plus en plus concurrentiel. En 2006, J. Barrand définit ce concept comme étant un « modèle d’organisation permettant non seulement d’accélérer son temps de réaction, mais aussi d’être flexible, et, plus encore, d’anticiper et d’innover en permanence, notamment par une entente exceptionnelle avec les acteurs internes et externes à l’entreprise. ». Les organisations agiles sont capables d’évoluer dans un environnement changeant. Pour cela, elles doivent pouvoir mobiliser une réponse rapide face aux changements : les ressources humaines et matérielles doivent pouvoir être réactive afin que leur utilisation soit optimale, lire le marché et intégrer l’apprentissage organisationnel (Charbonnier-Voirrin, 2010). Mais elles doivent également être en capacité de lire le marcher : anticiper les changements en mettant en place de la veille et en innovant grâce aux informations récoltées (Sanchez et Nagi, 2001). Enfin, la troisième capacité est la bonne intégration de l’apprentissage organisationnel ; aussi appelé Knowledge Management, c’est la capacité à gérer et mettre en œuvre le savoir efficacement.

L’environnement de travail dans lequel évoluent les collaborateurs est l’un des éléments à ajuster afin de permettre à l’ensemble de l’entreprise d’être agile. Le Digital Workplace, que l’on traduit en français par environnement de travail numérique, est l’une des nouveautés majeures qui impactent les organisations. Il peut être défini comme étant le nouvel espace de travail physique et digital, qui impacte directement les façons de travailler et qui permet aux entreprises d’innover, tout en transformant leur culture.

On peut donc se demander en quoi le Digital Workplace permet d’améliorer l’agilité des équipes au sein des entreprises ?

 

1. Grâce à de nouveaux outils

Deux collaborateurs travaillant sur un PC.  Les outils et services proposés dans l’environnement de travail numérique répondent à de nombreuses pratiques agiles. C’est notamment le cas des outils collaboratifs tels que ceux proposés par Office 365 de Microsoft ou la G Suite de Google. Ces derniers sont nombreux et permettent de collaborer, d’échanger en instantané ou encore de co-construire des documents avec ses collègues.

Les nouveaux outils de collaboration

Les dernières versions des suites bureautiques permettent maintenant de faire des modifications à plusieurs et en simultané. Cela permet de valider un document en temps réel, avec un partage instantané avec les personnes admises à le consulter. Cela permet donc à l’équipe de travailler plus efficacement, depuis n’importe quel lieu et à n’importe quel moment.

Les nouveaux outils de communication

Les nouveaux outils de communication tels que Skype permettent à la fois d’envoyer des messages texte, mais aussi de téléphoner (softphonie), de faire une vidéoconférence ou de partager son

écran. Skype permet donc de communiquer plus facilement car n’importe quelle personne peut être contactée grâce à un message instantané (y compris avec des personnes qui n’étaient pas aussi accessibles auparavant : notamment des membres du top management).

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE)

Les réseaux sociaux d’entreprise ont plusieurs objectifs : permettre à des groupes d’utilisateurs (aussi appelés communautés) de partager des informations, permettre à n’importe quel collaborateur de poser une question, d’y répondre ou de commenter une information. In-fine, cela permet de favoriser l’innovation.

Une culture du partage d’expérience se développe ainsi au sein de l’organisation : les collaborateurs se posent des questions, se répondent, partagent leurs bonnes pratiques. Ces derniers peuvent être éloignés géographiquement sans que ce soit un problème pour échanger facilement.

 

2. Grâce à de nouveaux espaces physiques 

Les espaces de travail physiques ont également bénéficié de la digitalisation des entreprises. Chez Wavestone par exemple, toutes les salles de réunion sont équipées d’un écran et d’un système audio et vidéo afin de pouvoir communiquer facilement avec des collaborateurs à distance.

Afin d’optimiser l’utilisation des espaces, Wavestone a fait le choix de développer une application permettant de connaître la disponibilité immédiate des box pour téléphoner et des places disponibles en salle de repos.

Certains espaces, particulièrement agiles peuvent répondre à plusieurs usages. C’est le cas de l’espace appelé « hub » qui peut se transformer en fonction des envies d’une équipe. Il peut servir de salle de réception, d’espace d’idéation ou encore d’espace de présentation. Cela permet donc d’optimiser les espaces, tout en répondant au mieux aux besoins des collaborateurs. Les équipes et l’organisation deviennent plus agiles.

 

3. Grâce à de nouvelles façons de travailler :

Le digital permet de changer les façons de travailler des équipes. Prenons l’exemple d’un service de softphonie comme nous l’avons fait plus haut. Ce dernier permet de ne plus être dépendant d’un téléphone fixe, tout en conservant la possibilité d’appeler des numéros traditionnels. L’utilisation de cette technologie permet de rendre le collaborateur beaucoup moins dépendant de son espace de travail physique traditionnel. En effet, lorsque le téléphone sonne, il peut y répondre d’où qu’il soit, ce qui supprime la dépendance qu’il avait avec son bureau. Le collaborateur peut maintenant faire du télétravail ou encore répondre à son téléphone depuis les locaux d’un client ou d’un prestataire.

Des services pour travail de n’importe où, n’importe quand !

La démocratisation du cloud et des services de connexion à distance a également favorisé l’émergence de nouvelles pratiques de travail. Les collaborateurs sont plus libres et grâce à leurs nouveaux équipements mobiles ils peuvent travailler quels que soit l’heure et l’endroit. Cela permet de favoriser leur flexibilité.

Autre exemple, la virtualisation des postes de travail : Jessy aborde le sujet dans cet article !

Le modern-management des équipements de travail permet au collaborateur d’avoir plus d’autonomie dans la gestion de son environnement de travail. Les évolutions de services et les nouvelles souscriptions sont gérées par les utilisateurs finaux qui deviennent acteurs des changements de leur environnement.

Des données qui permettent d’améliorer le quotidien des collaborateurs

De plus, les nouvelles Digital Workplace produisent de grandes quantités de données. Ces dernières peuvent être analysées afin de permettre aux entreprises de mieux connaître leurs employés et mieux répondre à leurs besoins. Aujourd’hui, les entreprises connaissent très bien les collaborateurs d’un point de vue RH mais pas sur leurs façons de travailler et comment ils voudraient travailler. Les entreprises peuvent proposer des outils plus adaptés aux collaborateurs qui gagnent ainsi en performance.

Des services pour innover à plusieurs, à distance

Le Digital Workplace permet aussi de co-construire des initiatives plus efficacement, avec des propositions plus riches et pertinentes car les collaborateurs sont plus investis que lors d’un atelier présentiel sur un temps court. Des outils de mind-mapping comme Mural permettent de faire émerger des idées en ligne et de conserver les avancées : ce qui n’est pas possible aussi facilement lorsque l’on utilise des éléments physiques.

Des outils de gestion de projet digitalisé permettent également de mettre en place plus facilement des méthodologies de travail agiles. JIRA est l’un des leader sur ce marché. Cette solution permet de prioriser les tâches à effectuer en continu, mais aussi de suivre l’avancement des réalisations de chaque collaborateur. L’agilité est donc mise en place à l’échelle d’une entité entière : cela n’aurait pas été possible de façon physique en utilisant des outils traditionnels comme des tableaux ou des post-it.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’écosystème du Digital Workplace, Wavestone propose un radar des startups qui bousculent ce secteur !

Conclusion

Le Digital Workplace permet donc d’améliorer l’agilité au sein des entreprises en transformant l’environnement de travail des collaborateurs (aussi bien les outils que les espaces physiques) ainsi que les méthodes de travail employées. L’ensemble de ces nouveautés ont parfois certaines limites et peuvent être confrontées à de multiples freins. Nous verrons dans un prochain article quels sont les principaux défis que les entreprises doivent relever pour se servir du digital workplace comme levier pour l’agilité ainsi que des recommandations pour une mise en place optimale.

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