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3 astuces clés pour accélérer l’adhésion à sa Digital Workplace !

Cette année, le salon Intranet a changé de nom pour devenir le salon du Digital Workplace. Cette nouvelle appellation fait référence à une vision de plus en plus centralisée et partagée des outils digitaux et des informations véhiculées au sein des entreprises. Ce salon s’est tenu du 19 au 21 Mars au Parc des Expositions de la Porte de Versailles. Lors de ces 3 jours, différents acteurs du Digital Workplace sont revenus sur les enjeux clés auxquels doivent faire face les entreprises aujourd’hui. En voici les grandes tendances :

  • Mutualiser les ressources et le savoir via une stratégie Bottom up pour renforcer l’intelligence collective
    Chacun peut créer du contenu et enrichir la base de connaissances de son entreprise. L’information ne doit pas être cristallisée au même endroit. La Digital Workplace est un intranet collaboratif qui n’est plus seulement descendant mais est nourri par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
  • Développer la mobilité et la transversalité de sa Digital Workplace
    Optimiser sa plateforme pour qu’elle soit accessible et performante à distance (télétravail, déplacement) et sur tout type de device (Ordinateur, Tablette, Smartphone pro ou perso). Quel que soit le device utilisé, l’expérience utilisateur doit rester fidèle et connectée à la version Desktop afin de ne pas créer de silos entre les collaborateurs.
  • Sécuriser l’accès aux données
    Notamment pour prévenir de potentielles cyberattaques qui sont aujourd’hui de plus en plus fréquentes, diverses et sérieuses.
  • Développer sa plateforme Digital Workplace de manière itérative et agile
    Afin de pouvoir la personnaliser et la changer selon les besoins et usages des collaborateurs au fil du temps.

Chaque jour un salarié passe en moyenne 25% de son temps à chercher de l’information, soit 106 minutes par jour, ce qui représente environ 40 jours par an. La Digital Workplace doit ainsi permettre aux collaborateurs d’avoir accès aux informations plus rapidement et de pouvoir communiquer et collaborer de manière plus efficace.

Afin de répondre à ces enjeux et de favoriser l’adoption de sa Digital Workplace, voici 3 bonnes techniques évoquées lors du salon.

La gamification : engager ses collaborateurs de manière ludique

La gamification est la transposition des mécanismes de jeu dans le milieu professionnel. Cette technique permet :

  • D’engager davantage ses équipes et de dynamiser ses projets dans le temps.
  • De valoriser ses membres et de créer de l’émulation en apportant des challenges en interne.
  • De favoriser la reconnaissance des compétences en interne.

Voici quelques exemples des techniques de gamification présentées par Jamespot :

Crée en 2005, Jamespot propose un outil de réseau social d’entreprise et un système de communication interne accessible aux collaborateurs d’une organisation et à son écosystème.

La personnalisation et la création d’une identité de marque

A l’image des géants de la Tech, pourrait-on s’inspirer des expériences personnelles de ses collaborateurs pour les retranscrire dans le milieu professionnel ?

En moyenne, un utilisateur passe 100 minutes par jour sur Netflix, contre environ 1 minute sur sa plateforme Digital Workplace. De plus, le nombre d’heures passées sur Netflix ne cesse d’augmenter ; il a presque doublé en 5 ans et son nombre d’utilisateurs a atteint la barre des 5 millions en France cette année. Comment cette plateforme rend-elle addict ses utilisateurs ?  Quelles techniques Netflix utilise-t-elle pour attirer ses utilisateurs sur sa plateforme ?

1) L’identité de marque

  • La plateforme propose une offre ATAWAD (« AnyTime, AnyWhere, Any Device ») répondant aux enjeux de mobilité de ses utilisateurs.
  • La plateforme a innové en libérant ses utilisateurs d’un mode de diffusion hebdomadaire, rendant le visionnage de toute une saison d’une série disponible immédiatement.
  • La plateforme a considérablement amélioré et facilité l’expérience de visionnage de ses utilisateurs. Netflix a créé le concept du « bingewatching », en proposant des contenus entièrement disponibles dès leur sortie. La plateforme s’articule aujourd’hui autour de sa communauté de bingewatcher qui anime la plateforme et incarne la nouvelle manière de consommer des contenus culturels télévisuels.

2) L’expérience est centrée autour de l’utilisateur 

  • Le contenu est profilé selon l’utilisateur. C’est à dire qu’il est personnalisé en fonction de ses goûts et ses usages.
  • La suggestion de contenus : elle permet de tenir l’utilisateur captif et fidélisé, l’encourage à venir découvrir de nouveaux contenus et les nouvelles tendances de marché.
  • La possibilité de reprendre la lecture du contenu là où il s’est arrêté.
  • La recherche de contenus via un moteur de recherche : permet d’être plus productif dans la recherche de contenu.

3) Les actions de socialisation 

Netflix offre la possibilité d’échanger autour des contenus : j’aime, je commente, je recommande. Cela permet non seulement d’affiner la qualité des contenus proposés à l’utilisateur mais aussi de le considérer non pas seulement comme un simple utilisateur mais comme un contributeur à une plateforme et un membre d’une communauté.

La stratégie de Netflix pour maintenir ses utilisateurs fidèles semble ainsi passer par plusieurs canaux : une expérience de visionnage facilitée et maximisée (moteur de recherche, offre ATAWAD, saisons disponibles immédiatement, etc), une plateforme pensée autour de l’utilisateur (contenu profilé, visionnage en mode Offline, reprise de la lecture, suggestion de contenus personnalisée, etc), une reconnaissance de l’utilisateur et son appartenance à une communauté (actes de socialisation).

Regardons maintenant comment ces différentes techniques peuvent être appliquées à une plateforme Digital Workplace pour attirer les collaborateurs .

Lumapps est une start-up française qui développe depuis 2015 un intranet social et collaboratif en mode SaaS.

Parallèle entre les plateformes Netflix et Lumapps

 

La mise en place d’assistants virtuels, cas des chabots

Le Chatbot, ou agent conversationnel, est un logiciel programmé pour simuler une conversation en langage naturel. Il peut agir en véritable assistant virtuel : l’utilisateur peut avoir une interaction fluide, 24h/24 avec un chatbot. C’est un très bon moyen de faciliter l’accès aux informations pour les employés et donc d’améliorer la productivité individuelle.

Voyons ainsi comment les chatbots de Witivio, plateforme de création et monitoring de chatbots prêts à l’emploi pour Office 365, peuvent faciliter et accompagner l’adoption des plateformes digitales :

  1. Le chatbot peut être un outil de change management
    Il peut permettre de répondre automatiquement à des questions que se posent les collaborateurs de façon récurrente sur un nouvel outil mise en place, sur un changement d’organisation, etc.
  2. Le chatbot peut être utilisé pour automatiser des actions répétitives à faible valeur ajoutée
    – Le chatbot peut répondre à des besoins RH ou/et de communication interne : poser des congés, répondre à des questions sur la paie, remplacer des enquêtes de satisfaction, envoyer des push d’actualités etc.
    – Le chatbot peut agir comme un office manager: il peut aider les collaborateurs à organiser des réunions (vérifier les disponibilités, réserver des créneaux dans les agendas, réserver des salles, etc.) mais aussi les assister dans leurs déplacements (réserver des billets, réserver un hôtel, gérer des notes de frais, etc).
    – Le chatbot peut venir en soutien du support IT: création de tickets pour les incidents, assistance pour la réparation d’incidents déjà traités auparavant.
  3. Le chatbot permet ainsi de renforcer la flexibilité et l’agilité d’une entreprise
    Il peut s’adapter aux besoins de chacun et aux changements et crée un véritable lien entre le physique et le digital en tant qu’assistant virtuel.

 

La mise en place de ces différentes techniques pour accélérer l’adhésion à une plateforme Digital Workplace ne peut cependant pas fonctionner sans l’implication en amont du Top Management. Par ailleurs, toutes les populations n’ont pas la même capacité au changement. Il faut donc accompagner ses collaborateurs dans l’appropriation des nouveaux outils en mettant un point d’attention sur leurs retours. L’adoption à la plateforme doit ainsi être relayée et encouragée par les managers si l’on veut en booster l’usage.

Même si la transformation digitale peut être parfois incomprise des employés ; elle ne ne doit pas être perçue comme une menace mais plutôt comme une opportunité de gagner en efficacité et en agilité.

Lors de ce salon, Wavestone nous a présenté ses 5 nouvelles idées pour booster l’adoption de son Digital Workplace, qu’en pensez-vous ?
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