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Les réseaux sociaux d’entreprise et la gestion de l’information

Le  décloisonnement des activités et une collaboration globalisée sont aujourd’hui deux critères majeurs garantissant l’efficacité d’une entreprise. Des outils innovants doivent donc être mis en place afin de servir cet objectif.

Le réseau social d’entreprise: Naissance de nouvelles habitudes « collaboratives »

Les réseaux sociaux d’entreprise sont des plateformes collaboratives internes. En offrant des fonctionnalités très proches des réseaux sociaux grand public, ils ont introduit un nouveau modèle de communication entre collaborateurs. Aujourd’hui, l’échange est direct, spontané et surtout moins hiérarchique. Les employés peuvent notamment publier, suivre une activité, et discuter, à l’instar de ce qu’ils font sur les réseaux sociaux traditionnels comme Facebook.

Les changements continus des organisations ont imposé à ces dernières d’être agiles, prêtes à s’adapter et à évoluer. Les entreprises ont compris ces enjeux et ont essayé ainsi de faire de chacun des collaborateurs une force de proposition en les encourageant à participer et à s’exprimer sur les RSE. En 2014, 80% des entreprises du CAC 40 ont mis en place leur propre RSE. Différentes solutions sont proposées aux entreprises. Tous ces produits, en concurrence sur le marché, aident les utilisateurs à :

  •  Entrer en contact des collègues ou de nouvelles personnes de leur entourage professionnel.
  •  Exploiter ce réseau de contacts pour des conseils et des références.
  •  Profiter du savoir-faire et des retours d’expérience des autres.
  •  Former des équipes ou des communautés autour de projets, thématiques différentes…
  •  Interagir et réagir autour de leur travail.
  •  Repérer des travaux et des informations pertinentes.
  •  Alerter les utilisateurs des informations ou des événements qui pourraient les intéresser.

Le réseau social d’entreprise : La déstructuration de l’information

La façon de collaborer a donc changé avec les RSE. Les échanges sont plus denses, entraînant une augmentation de la quantité d’information (volume général et hétérogénéité des sources). Il peut être difficile pour le collaborateur de structurer la totalité des éléments à sa disposition. Avec les RSE, ce risque est encore accru : on peut passer de l’ancien collaboratif structuré (par exemple un espace SharePoint avec des dossiers et sous dossiers) à un nouveau, plus déstructuré et complètement surchargé (l’information est partout). Le collaborateur risque de se noyer dans la masse importante d’informations échangées sur le RSE mais aussi celles stockées dans d’autres outils de collaboration comme les mails ou les différents portails. Dans ce contexte, un moteur de recherche transverse qui interroge tous les outils de collaboration, y compris le RSE, est primordial pour une collaboration efficace.
L’utilisation d’un outil d’analyse et de prédiction peut ainsi permettre à l’utilisateur de trouver l’information pertinente au bon moment. Dans un cadre professionnel fortement concurrentiel il est impératif d’organiser, trier et prioriser l’information afin de gagner en rapidité et en efficacité. Un outil de recherche mais aussi de recommandation grâce à une indexation des fichiers et du contenu, compléterait l’expérience collaborative de l’utilisateur et lui ferait économiser son temps et son énergie.
Pour pallier ce besoin, plusieurs solutions voient le jour. Office Delve ou IBM Verse sont des agents intelligents qui jouent un rôle clé dans la collaboration. Ils facilitent les relations et les interactions entre humains (mise en contact, proposition de relations, échanges) et parfois même, en remplaçant l’humain (proposition de connaissance, un REX sans solliciter directement les personnes concernées).

Focus : Office Graph / Delve, the right information at the right time?

Depuis 2013, Microsoft a changé de stratégie en concentrant ses efforts sur l’offre cloud Office 365. Cette dernière offre à ses utilisateurs une plateforme collaborative complète constituée de plusieurs briques qui interagissent entre elles (SharePoint, Lync, Exchange, One Drive and AD Azure). Depuis Septembre 2014, une mise à jour O365 a été lancée afin d’intégrer Office Delve à la suite. Il s’agit d’une nouvelle application (interface Web) qui s’appuie sur un moteur d’apprentissage automatique, l’Office Graph.

 

delve
L’interface Delve

 

Cet outil était au cœur des sujets abordés aux Techdays de cette année : Plusieurs sessions de présentation de l’application et des technologies utilisées ont été animées par Microsoft ou ses partenaires.

Delve cherche à automatiser, pour chaque collaborateur, l’accès à l’information en temps réel (tâches, contacts, fichiers, discussions…) et ceci grâce à un système de tags. L’idée phare est alors de prédire et recommander à l’utilisateur l’information pertinente, utile et prioritaire selon un contexte qui lui est propre : ses collègues, son projet en cours … L’utilisateur peut ensuite aimer, partager, discuter un contenu ou le retrouver facilement en consultant son profil. Ainsi, en offrant des services d’assistance personnelle, l’application est un atout pour booster la productivité individuelle et collective « C’est un outil unique qui permet de mettre à profit le graphe social et les analyses avancées pour présenter l’information d’une manière simple et convaincante », estime Rob Koplowitz, analyste de Forrester Research.

Sur quelle technologie Delve se base-t-il ?

Pour offrir ses services, Delve utilise un autre produit Microsoft qui est l’Office Graph. Ce dernier tisse une sorte de cartographie de l’entreprise : le collaborateur, ses contacts, ses fichiers, ainsi que ses centres d’intérêt sont alors maillés. Ce réseau est alimenté par les actions (modification, consultation…) des utilisateurs sur les différents outils collaboratifs Microsoft : « sur la messagerie Exchange, la messagerie instantanée Lync, les espaces SharePoint, les documents Office, mais également sur le RSE Yammer ». Les éléments privés restent privés et le service respecte les contraintes contractuelles d’Office 365 en termes de compliance et privacy.

 

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Le principe du Graphe Office

Les liens entre les personnes et les contenus, les « EDGES » selon le langage Microsoft sont alimentées par les informations exploitées en interrogeant les applications. Des informations de contexte sont présentées pour aider l’utilisateur  à comprendre pourquoi un document lui est présenté. Par exemple, si plusieurs de ses collègues l’ont consulté récemment.

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Pour le moment, Office Graph reste limité à quelques applications O365. Mais, il semble avoir le potentiel de révolutionner le travail collaboratif et la gestion de l’information. L’enjeu actuel reste pour cette technologie de fournir un  haut niveau d’analyse et de suivi.  Pour le garantir, Office Graph doit être en mesure d’accéder à un maximum d’applications d’entreprise Microsoft mais aussi non Microsoft. Un défi technique, qui va dans le sens de l’ouverture que Microsoft semble mettre en avant depuis quelques mois. L’aventure Graph saura-t-elle l’emporter ?

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